Cambia antes de que tengas que hacerlo
Jack Welch
Reconozco que me entró cierto hormigueo cuando en plena etapa de confinamiento y eclosión del trabajo en remoto vi un par de artículos incitando al desarrollo de los conceptos de digital workspace y digital workplace. A que la volvemos a liar, pensé. A que contaminamos, banalizamos y convertimos la idea del teletrabajo en un desafío básicamente tecnológico. Y no es que el planteamiento no sea bueno y deseable, que yo creo que lo es, sino porque digital workspace y teletrabajo no son sinónimos, la visión tecnológica deja fuera algunas variables claves a la hora de deslocalizar la actividad de una compañía que, precisamente hasta la fecha, han venido actuando como frenos para su implantación.
Los datos que se tienen hasta antes de la aparición del COVID situaban a España en una posición modesta del ranking europeo en la adopción del teletrabajo. Según las fuentes y fechas que se consideren, entre el 5% y el 7% de las personas ocupadas utilizaban la fórmula de manera regular o puntual, muy lejos de los países más destacados, que llegaban a triplicarnos en el uso. Durante la pandemia estas cifras se han disparado hasta el 34%. Prácticamente de un día para otro. Así que parece que la tecnología ya estaba disponible y no era el principal driver a activar para dar el salto.
Todo el mundo habla ahora del teletrabajo en términos elogiosos. Por poner un par de referencias cercanas, no sé si representativas, dos veteranos empresarios me confesaban que le habían visto posibilidades a esto de trabajar desde casa, y que se lo planteaban como alternativa a futuro. Hasta entonces eran dos perfiles absolutamente refractarios. Me voy a permitir la frivolidad de tararear el himno de El Titi: el que lo prueba repite…. Pero lo mismo que me crean recelos lo de igualar teletrabajo y digital workspace, también me plantea dudas el concepto de teletrabajo manejado en tiempos de encierro:
¿Lo que hemos hecho durante el confinamiento es teletrabajo con mayúsculas, o nos hemos limitado a cambiar la silla de sitio?
Aunque no sea más que por las prisas, es difícil que las iniciativas llevadas a cabo reúnan las condiciones que se consideran óptimas para una dinámica de teletrabajo. No obstante, ya será un gran paso si la experiencia ha servido para acabar con la patología corporativa de adoración del presentismo, uno de los frenos más fuertes a la hora de impulsar el concepto. Aunque parece difícil conjugar este cambio de visión con una dinámica donde las empresas todavía están poniendo en marcha sistemas de control de presencia, aunque solo sea por exigencias del guion.
Volviendo al concepto de Digital Workspace, el mismo propone desarrollar puestos de trabajo donde se integren todas las aplicaciones y datos que cada persona necesite para trabajar, y hacérselo accesible desde cualquier lugar y dispositivo, con una interface de usuario consistente a todos los entornos. Quizá esto es lo que une ambos conceptos, la apuesta por la ubicuidad a la hora de desarrollar la función.
Sin embargo la idea de teletrabajo, y sobre todo su implantación efectiva, es algo más compleja. Incorporar tecnología es condición necesaria pero claramente insuficiente. La realidad es que el salto al teletrabajo, como la gran mayoría de iniciativas de transformación, aunque estén basadas en la IT, son proyectos de cambio organizativo, de actitudes y competencias personales, y por extensión de la cultura de la compañía. Algo laborioso. Por mucho que la situación vivida nos haya empujado a hacer de la necesidad virtud.
Con todo, creo obligado considerar al teletrabajo como una opción con vitola de estratégica, al menos por dos motivos. El primero es que las experiencias acumuladas reportan datos de éxito, tanto en mejoras de eficiencia como en ganancias en costes para el empleado y el empleador. Además, los homeworkers veteranos declaran en su mayoría que no volverían de ninguna forma al trabajo 100% presencial. O sea que engancha. El segundo motivo para poner el teletrabajo en la agenda de la transformación es que se trata de una demanda cada vez más fuerte por parte de los profesionales. Según el informe Rethink Technology in the Age of the Cloud Worker, de la consultora Forrester, los trabajadores de la nube, personas acostumbradas a cubrir sus necesidades personales y de ocio con aplicaciones móviles y cloud, crecen a un ritmo acelerado, y resultarán una fuerza de presión en la demanda de entornos de trabajo flexibles y ubicuos difícil de contrarestar.
Así que mejor ser proactivos a la hora de mover una ficha que ya hemos visto que se puede mover, eso sí, con orden, sin caer en la precipitación a la que el COVID nos ha empujado.
Listículo de Tips (para empujar el trabajo flexible, ahora que hemos cogido impulso):
1. REFLEXIÓN Y PLANIFICACIÓN. ¿Qué parte de la plantilla puede y quiere realmente acogerse al teletrabajo? Evidentemente variara mucho dependiendo del sector y compañía, pero los porcentajes que se manejan, en estudios al respecto, estiman del orden del 22% los ocupados españoles que parecen estar en condiciones de hacerlo, hay que ajustar expectativas. También es el momento de fijar objetivos, calcular beneficios tangibles e intangibles, establecer la forma de medirlos y determinar el plan de necesidades (organización e infraestructura). Hay que hablar con los afectados, o sus representantes, e integrar sensibilidades. Y finalmente hay que planificar. La prudencia y experiencia aconsejan empezar con un piloto representativo (variado y multidisciplinar) y retroalimentarlo.
2. CULTURIZACIÓN. Cuando se les pregunta a los teletrabajadores sobre sus principales ventajas, casi siempre surgen las mismas: flexibilidad, menores costes, eficiencia y optimización del tiempo. Pero si se les pide enumerar los inconvenientes también tienden a repetirse: necesidad de autodisciplina y automotivación, perdida de contacto con los compañeros (network, teamwork y afterwork) y dilución de la sensación de pertenencia, todos ellos factores con impacto en la cultura corporativa. En un entorno de teletrabajo cambian las formas de hacer y las de relacionarse. Y toman especial relevancia la comunicación interna y el establecimiento de vínculos a través de los nuevos medios disponibles. Teletrabajo no significa, necesariamente, virtualización al 100%, pero hay que poner en valor el rol de la máquina de café, de los pasillos y del bar de la esquina. Y ver como los virtualizamos.
3. ORGANIZACIÓN. En un modelo basado en el presentismo el peso de la gestión informal puede ser muy alto. Una aparición del jefe por la zona de trabajo puede suponer un cambio de directrices a nivel grupal. Un inesperado encuentro en la cola de la cafetería puede ser sinónimo de un marrón o el alumbramiento de una idea brillante. El compañero de al lado puede ser la mejor Wikipedia. Trabajando de forma virtual estos escenarios cambian, no necesariamente para bien, y precisan de una mayor formalización. El salto al teletrabajo puede ser un ejercicio de riesgo si la organización no trabaja orientada a resultados y contra objetivos medibles, y si no tiene sistemas de planificación, distribución, control y seguimiento del trabajo medianamente bien desarrollados. Si no los hay, su puesta en marcha es de obligado cumplimiento antes de empezar para minimizar riesgos.
4. TECNOLOGÍA. Aquí es de aplicación todo lo comentado sobre Digital Workspace. Puede ser diferencial si se consigue desarrollar el concepto a un buen nivel. A eso habrá que añadir la necesidad de dotarse de soluciones robustas para algunos temas que con el teletrabajo se complican, básicamente: la gestión de infraestructuras, la ciberseguridad y la capacitación y el soporte en remoto.
5. Y OJO CON LA LEY. No es para nada mi fuerte, pero en España el teletrabajo está regulado. Y la regulación seguramente tiene poco que ver con la carta blanca utilizada en el periodo de excepcionalidad vivido. Hay temas a cuidar y encajar en la oferta. Los más relevantes, pero no exclusivos, serían: el carácter voluntario, el derecho a la desconexión, la garantía en la protección de datos, la obligación de dotar o facilitar el equipamiento necesario al empleado, asegurar el cumplimiento de la normativa de seguridad y salud o el garantizar los derechos colectivos como los de cualquier trabajador presencial.
Si buceamos dentro de la tragedia del COVID en las organizaciones para buscar algún soplo de positividad, quizá la aceptación del teletrabajo como apuesta de futuro pueda ser uno de ellos. Parece que hay razones, y quizá la más poderosa sea la del sentido común, que apuntan a que ahora sí, ahora es el momento de dar el salto. Pero cuidado con las ilusiones ópticas. Esto es mucho más que videoconferencias masivas. No caigamos en el trampantojo.
Enrique Cacicedo Cadelo
Interim Manager